Parità di genere, Modello 231 e Whistleblowing: il rebus delle segnalazioni

#PILLOLE231 E DINTORNI: Notizie ed approfondimenti sul D.lgs. 231/2001

A cura dell’Avv. Valerio Girani in collaborazione con Avv. Camilla Perani

TRE FUNZIONI, UN SOLO ACCERTAMENTO: COME COORDINARE COMITATO GUIDA, OdV E WHISTLEBLOWING

Rispondendo ad alcuni nostri lettori, affrontiamo un tema particolarmente delicato: il coordinamento tra il Sistema di Gestione per la Parità di Genere (SGPG), il Modello 231 e il whistleblowing.
Ad oggi, non esiste una disciplina che coordini espressamente questi tre ambiti: la soluzione va quindi ricavata dai principi desumibili dal D.lgs. 198/2006 (Codice Pari Opportunità) insieme alla UNI PdR 125:2022 quale prassi di riferimento per la certificazione per la parità di genere, nonché il D.Lgs. 231/2001 e il D.Lgs. 24/2023.
Per inquadrare correttamente la questione, è necessario distinguere i seguenti aspetti: la natura del fatto, la funzione competente a svolgere l’accertamento e il canale per la segnalazione.

1) Unicità del fatto e pluralità dei profili di rilevanza: il nodo centrale della questione risiede nel fatto che una medesima condotta può assumere contemporaneamente una pluralità di profili di rilevanza: violazione della policy per la parità di genere adottata dall’ente; violazione del Codice Etico e del Modello 231, ove siano stati recepiti i principi in tema di parità di genere ovvero qualora le condotte integrino fattispecie di cui al D.Lgs. 231/2001; violazione rientrante nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 24/2023, nel caso in cui la cui segnalazione avvenga tramite specifico canale whistleblowing (che ha lo scopo di tutelare il segnalante contro ritorsioni in ambito lavorativo nei casi di violazioni del diritto nazionale o dell’Unione Europea, nonché violazioni del Modello 231).
Il problema, tanto per l’ente quanto per il potenziale segnalante, consiste quindi nel gestire la situazione, dovendosi districare tra differenti discipline e canali di segnalazione.

2) Unicità dell’istruttoria e coordinamento con le altre funzioni: occorre evitare che il medesimo fatto dia luogo a due o addirittura tre istruttorie separate che, oltre ad essere dispendiose, espongono ad una possibile contraddittorietà degli esiti. Sotto questo profilo, è preferibile prevedere nei regolamenti interni il principio dell’unicità dell’accertamento del fatto, attribuendo l’istruttoria alla funzione competente in materia. Nel caso delle segnalazioni aventi ad oggetto discriminazioni, molestie o violazioni della politica per la parità di genere, laddove l’ente sia certificato, tale funzione è da individuarsi nel Comitato Guida (CG), oppure nel Responsabile del SGPG (Diversity and Inclusion Manager).
Alle altre funzioni restano comunque le valutazioni di rispettiva competenza: mentre il CG valuta gli aspetti inerenti a discriminazioni, molestie, violazione policy e misure organizzative adottate, con valutazione di adeguatezza delle stesse, l’OdV, sulla base degli esiti dell’accertamento, valuterà eventuali profili di violazione in tema 231, con determinazioni di propria competenza; nel caso in cui la segnalazione sia stata effettuata tramite il canale previsto dal D.lgs. 24/2023, ovvero sia qualificabile come segnalazione whistleblowing, dovrà essere coinvolta anche la Funzione whistleblowing affinché sia garantita la riservatezza dell’identità del segnalante e il divieto dalle ritorsioni.
Emerge, dunque, la necessità di disciplinare e coordinare le attività di tutte le funzioni nei rispettivi regolamenti.
A ben vedere, la soluzione organizzativa più corretta pare quella di formalizzare ed individuare espressamente il CG quale titolare dell’accertamento istruttorio, in tutte quelle segnalazioni aventi ad oggetto la parità di genere (c.d. clausola di competenza), garantendo contestualmente il coinvolgimento dell’OdV e, nei casi previsti, della Funzione whistleblowing, per le rispettive valutazioni. Nei regolamenti di tutte le funzioni interessate, si dovranno inserire clausole di coordinamento, in forza delle quali il CG, mantenendo la titolarità della competenza, deve coinvolgere, a seconda dei casi, nell’istruttoria ovvero con comunicazione finale sugli esiti degli accertamenti dei fatti, anche l’OdV e la Funzione whistleblowing. Ovviamente, sia nel regolamento whistleblowing che nella disciplina dei flussi informativi dell’OdV, si deve espressamente prevedere il diretto interessamento del CG qualora il segnalante non abbia provveduto ad investirlo direttamente della vicenda.
Da ultimo, si segnala la necessità di prevedere una clausola di delimitazione della competenza (c.d. clausola di sbarramento), in forza della quale le segnalazioni ricevute dal CG che, ad una prima valutazione preliminare, riguardino esclusivamente violazioni della UNI PdR 125:2022 o del Codice delle pari opportunità, e che siano abbiano una rilevanza minima ai fini del Codice Etico, del Modello 231 o del D.Lgs. 24/2023, siano gestite integralmente dal Comitato Guida, fatto salvo il successivo coinvolgimento dell’OdV in corso di istruttoria, e fermo restando il successivo invio degli esiti alle altre funzioni per le loro valutazioni di competenza.

3) Canali distinti e punti di accesso riconoscibili: alla luce di quanto sopra, occorre prevedere punti di accesso per le segnalazioni, distinti e chiaramente riconoscibili, affinché il segnalante possa individuare fin da subito il canale appropriato: un indirizzo istituzionale dell’OdV per le violazioni del Codice Etico e del Modello 231; il canale whistleblowing conforme al d.lgs. 24/2023 gestito dalla Funzione Whistleblowing a tutela della riservatezza del segnalante da potenziali ritorsioni nell’ambito lavorativo; uno specifico canale per le violazioni in materia di politica di parità di genere, gestito dal CG o dal Responsabile del SGPG.
Tale distinzione dovrà essere garantita anche nel caso in cui l’ente optasse per un unico punto di accesso dal sito istituzionale o unica piattaforma.

4) Conclusioni: vi è l’esigenza di coordinare il SGPG con il Modello 231 e il sistema whistleblowing, garantendo il principio di unicità dell’accertamento del fatto, prevedendo una chiara competenza del CG e il coinvolgimento dell’OdV e della Funzione whistleblowing per le loro valutazioni. Ovviamente, tale impostazione dovrà essere garantita laddove l’ente abbia inteso adottare la certificazione per la parità di genere, con la conseguente istituzione del CG. Negli altri casi, permane comunque la necessità di recepire nel Codice etico e nel Modello 231 i principi, divieti e obblighi in tema di non discriminazione e contrasto alle molestie, nelle ipotesi rilevanti ai fini 231. In questo caso, le segnalazioni saranno gestite con le ordinarie regole del Modello 231 da parte dell’OdV quale funzione competente, ovvero tramite il canale whistleblowing, nei casi in cui il segnalante opti per tale disciplina.
Resta da precisare che la soluzione proposta in queste pagine, non costituisce l’unico modello organizzativo astrattamente configurabile, ma appare quella maggiormente coerente con il quadro normativo vigente. Ad ogni modo, nella prassi si rinvengono anche modelli che prevedono, ad esempio, un unico canale whistleblowing per tutte le segnalazioni, con il rischio, tuttavia, di estendere indebitamente l’ambito applicativo del D.Lgs. 24/2023. In alternativa, vi sono anche modelli che propongono un unico ufficio interno all’ente, con il compito di ricevere e smistare le segnalazioni, ipotesi che presenta, però, profili particolarmente delicati sotto il profilo della riservatezza e della corretta circolazione delle informazioni.
In tutti i casi, gli enti sono chiamati a valutare attentamente la migliore soluzione organizzativa.