Il Lavoro Agile – “Smart Working”

PROFILI GIUSLAVORISTICI GENERALI E DEROGATORI DURANTE L’EMERGENZA CORONAVIRUS

Il Lavoro Agile – “SMART WORKING” è una modalità di svolgimento della prestazione lavorativa che viene svolta dal lavoratore subordinato in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza la previsione di una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva nazionale e aziendale.
La prestazione eseguita in modalità di lavoro agile non differisce da quella normalmente compiuta in ambito aziendale e il lavoratore ha diritto a percepire il medesimo trattamento economico e normativo a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda.

LA DISCIPLINA GENERALE

I RIFERIMENTI NORMATIVI
Il lavoro agile è disciplinato dalla Legge 22/05/2017, n. 81 “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”, pubblicata nella Gazz. Uff. 13 giugno 2017, n. 135 agli articoli 18 e seguenti.
L’Art. 18 della Legge 22/05/2017, n. 81 rubricato “Lavoro agile”, come modificato dalla Legge 30 dicembre 2018, n. 145, contiene la definizione di “lavoro agile”:
“quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva” (comma 1).
I datori di lavoro devono riconoscere priorità alle richieste di esecuzione del rapporto di lavoro in modalità agile formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità e ai lavoratori con figli in condizioni di disabilità.

ELEMENTI COSTITUTIVI

• La prestazione lavorativa viene svolta dal lavoratore dipendente in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza la previsione di una postazione fissa;
• accordo scritto fra datore di lavoro e lavoratore che regola le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa che deve essere trasmesso al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali;
• il datore di lavoro resta responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al dipendente per lo svolgimento della prestazione lavorativa;
• il datore di lavoro deve garantire la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore e consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un’apposita informativa;
• il lavoratore ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all’interno dell’azienda;
• il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali;
• gli incentivi di carattere fiscale e contributivo eventualmente riconosciuti in relazione agli incrementi di produttività ed efficienza del lavoro subordinato sono applicabili anche quando l’attività lavorativa sia prestata in modalità di lavoro agile da parte del lavoratore.

L’ACCORDO
L’accordo deve essere stipulato in forma scritta fra il datore di lavoro e il lavoratore e deve disciplinare la durata, i tempi di riposo del lavoratore, le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro, regolamentare e prevedere gli strumenti utilizzati dal lavoratore, disciplinare le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.
Può inoltre prevedere e disciplinare il diritto all’apprendimento permanente del dipendente, in modalità formali, non formali o informali, e alla periodica certificazione delle relative competenze.

IL RECESSO
Le ipotesi di recesso sono differenti in relazione alla tipologia di accordo che si sottoscrive con il lavoratore.
In ipotesi di accordo a tempo indeterminato il recesso può essere legittimamente esercitato: con preavviso non inferiore a 30 giorni; per i lavoratori disabili ai sensi dell’articolo 1 della legge 12 marzo 1999, n. 68, il termine di preavviso del recesso da parte del datore di lavoro non può essere inferiore a 90 giorni; in presenza di un giustificato motivo senza preavviso.
In ipotesi di accordo a tempo determinato il recesso può essere esercitato da ciascuno dei contraenti prima della scadenza del termine solo per giustificato motivo.

POTERE DISCIPLINARE DEL DATORE DI LAVORO
L’accordo che disciplina il lavoro agile deve prevedere l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione del lavoratore all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto delle normative sul controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.

OBBLIGO ASSICURATIVO E ISTRUZIONI OPERATIVE DELL’I.N.A.I.L.
L’Art. 23 della Legge 22 maggio 2017, n. 81, recante “Assicurazione obbligatoria per gli infortuni e le malattie professionali” disciplina l’assoggettabilità del lavoro agile alla disciplina e alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.

Istruzioni operative:

• Lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile è oggetto di comunicazione ai sensi dall’articolo 23, comma 1, Legge 22 maggio 2017, n. 81 al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (modello per consentire ai datori di lavoro pubblici e privati di comunicare l’avvenuta sottoscrizione dell’accordo per lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità di lavoro agile www.lavoro.gov.it);
• I datori di lavoro non hanno alcun obbligo di denuncia ai fini assicurativi se il dipendente è adibito alle medesime mansioni in modalità agile;
• Obbligo denuncia se non esiste un rapporto assicurativo con l’I.N.A.I.L., da trasmettere tramite i servizi on line.

SICUREZZA SUL LAVORO
Il datore di lavoro deve consegnare, con cadenza almeno annuale, al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza una informativa scritta contenente l’indicazione dei rischi generali e specifici connessi allo svolgimento della prestazione lavorativa.

PREVENZIONE GENERALE

I comportamenti di prevenzione generale richiesti al lavoratore agile sono i seguenti:

• Cooperare con diligenza all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione in ambienti indoor e outdoor diversi da quelli di lavoro abituali.
• Non adottare condotte che possano generare rischi per la propria salute e sicurezza o per quella di terzi.
• Individuare, secondo le esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e adottando principi di ragionevolezza, i luoghi di lavoro per l’esecuzione della prestazione lavorativa.
• Evitare luoghi, ambienti, situazioni e circostanze da cui possa derivare un pericolo per la propria salute e sicurezza o per quella dei terzi.

LA DISCIPLINA DURANTE L’EMERGENZA

A seguito dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, con D.P.C.M. 1 marzo 2020 recante “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”, pubblicato nella Gazz. Uff. n.52 del 01-03-2020, è stata introdotta una procedura semplificata per l’attivazione del lavoro agile su tutto il territorio nazionale.
In precedenza, il D.P.C.M. 23 febbraio 2020 recante “Disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”, pubblicato nella Gazz. Uff. n.45 del 23-02-2020, e il D.P.C.M. 25 febbraio 2020 recante “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”, pubblicato nella Gazz. Uff. n.47 del 25-02-2020, disciplinavano modalità semplificate per l’attivazione del lavoro agile in territori circoscritti (prima solo per i territori indicati nell’allegato 1 del D.P.C.M. 23/02/2020 e poi per le Regioni Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria).
La procedura semplificata permette in assenza degli accordi individuali previsti dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81 e tramite l’assolvimento in via telematica degli obblighi di informativa di cui alla legge 22 maggio 2017, n. 81, anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro, l’instaurazione dello smart working.
Il successivo D.P.C.M. 11 marzo 2020 recante “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, applicabili sull’intero territorio nazionale”, all’articolo 1, comma 7, in relazione alle attività produttive e alle attività professionali prevede le seguenti raccomandazioni in materia di smart working:
– “sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza”;
– “Per tutte le attività non sospese si invita al massimo utilizzo delle modalità di lavoro agile”.
Le modalità semplificate per l’attivazione del lavoro agile potranno essere applicate fino al termine dello stato di emergenza (attualmente fissato al 31 luglio 2020) dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali.
Nel periodo di emergenza anche le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2, del D.Lgs. n. 165/2001, sono tenute ad assicurare lo svolgimento in via ordinaria delle prestazioni lavorative in forma agile del proprio personale dipendente ai sensi dell’art. 1, comma 6, del D.P.C.M. 11 marzo 2020.

LA PROCEDURA SEMPLIFICATA PER L’ATTIVAZIONE DEL LAVORO AGILE
Gli adempimenti per l’attivazione del lavoro agile con la procedura semplificata durante l’emergenza epidemiologica sono: la comunicazione al lavoratore della modalità di esecuzione della prestazione fuori dai locali dell’azienda e la comunicazione semplificata al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Per quest’ultimo adempimento è stata introdotta la possibilità di caricamento tramite “modalità massiva semplificata” dei dati. Tale procedura richiede il salvataggio di un file Excel (formato xlsx), con i dati descritti nella tabella 1 prodotta dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali consultabile a questo LINK
Durante la fase di emergenza non è necessaria la stipula dell’accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore.
Al lavoratore non è consentita, stante le esigenze di forza maggiore sancite dai vari D.P.C.M., la possibilità di rifiutare la modalità di lavoro agile, salvi gli aspetti di tutela della salute; invece il datore di lavoro può rifiutarsi di concedere l’attivazione del lavoro agile richiesto dal lavoratore stante la raccomandazione di cui D.P.C.M. 11 marzo 2020 in termini di facoltà e non di obbligo (“Per tutte le attività non sospese si invita al massimo utilizzo delle modalità di lavoro agile”).
Al fine di assolvere gli obblighi di informativa al lavoratore si può utilizzare la documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro reperibile al LINK

ISTRUZIONI PER IL CORRETTO UTILIZZO DEI DISPOSITIVI ELETTRONICI

• INDICAZIONI PER IL LAVORO CON IL NOTEBOOK
  (informativa INAIL)
  – sistemare il notebook su un idoneo supporto che consenta lo stabile posizionamento dell’attrezzatura e un comodo appoggio degli avambracci;
  – il sedile di lavoro deve essere stabile e deve permettere una posizione comoda. In caso di lavoro prolungato, la seduta deve avere bordi smussati;
  – è importante stare seduti con un comodo appoggio della zona lombare e su una seduta non rigida (eventualmente utilizzare dei cuscini poco spessi);
  – durante il lavoro con il notebook, la schiena va mantenuta poggiata al sedile provvisto di supporto per la zona lombare, evitando di piegarla in avanti;
  – mantenere gli avambracci, i polsi e le mani allineati durante l’uso della tastiera, evitando di piegare o angolare i polsi;
  – è opportuno che gli avambracci siano appoggiati sul piano e non tenuti sospesi;
  – utilizzare un piano di lavoro stabile, con una superficie a basso indice di riflessione, con altezza sufficiente per permettere l’alloggiamento e il movimento degli arti inferiori, in grado di consentire cambiamenti di posizione nonché l’ingresso del sedile e dei braccioli, se presenti, e permettere una disposizione comoda del dispositivo (notebook), dei documenti e del materiale accessorio;
  – l’altezza del piano di lavoro e della seduta devono essere tali da consentire all’operatore in posizione seduta di avere gli angoli braccio/avambraccio e gamba/coscia ciascuno a circa 90°;
  – la profondità del piano di lavoro deve essere tale da assicurare una adeguata distanza visiva dallo schermo;
  – in base alla statura, e se necessario per mantenere un angolo di 90° tra gamba e coscia, creare un poggiapiedi con un oggetto di dimensioni opportune.

• INDICAZIONI PER IL LAVORO CON TABLET E SMARTPHONE
  (informativa INAIL)
  – effettuare frequenti pause, limitando il tempo di digitazione continuata;
  – evitare di utilizzare questi dispositivi per scrivere lunghi testi;
  – evitare di utilizzare tali attrezzature mentre si cammina, salvo che per rispondere a chiamate vocali prediligendo l’utilizzo dell’auricolare;
  – per prevenire l’affaticamento visivo, evitare attività prolungate di lettura sullo smartphone;
  – effettuare periodicamente esercizi di allungamento dei muscoli della mano e del pollice (stretching).

• INDICAZIONI PER L’UTILIZZO SICURO DELLO SMARTPHONE COME TELEFONO CELLULARE
  (informativa INAIL)
  – È bene utilizzare l’auricolare durante le chiamate, evitando di tenere il volume su livelli elevati;
  – spegnere il dispositivo nelle aree in cui è vietato l’uso di telefoni cellulari/smartphone o quando può causare interferenze o situazioni di pericolo (in aereo, strutture sanitarie, luoghi a rischio di incendio/esplosione, ecc.);
  – al fine di evitare potenziali interferenze con apparecchiature mediche impiantate seguire le indicazioni del medico competente e le specifiche indicazioni del produttore/importatore dell’apparecchiatura.